Çalışan Kişisel Verilerinin Korunması ve İşlenmesi

KILIÇ NAKLİYAT HAFRİYAT LOJİSTİK ANTREPOCULUK PETROL VE METAL SANAYİ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASI POLİTİKASI

 

İÇİNDEKİLER

  • GİRİŞ. 
  • Politikanın Amacı ve Kapsamı 
  • Yürürlük ve Değişiklik.
  • POLİTİKANIN KAPSAMINDAKİ VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ 3
  • Politikanın Kapsamına Giren Veri Sahipleri
  • Kişisel Veri İşleme Amaçları
  • Kişisel Veri Kategorileri
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR
  • KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
  • ÇALIŞANLARIN AYDINLATILMASI VE HAKLARI. 
  • ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ
  • KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR
  • EK-1: TANIMLAR
  • EK – 2 VERSİYON TAKİP TABLOSU

 

1.          GİRİŞ

 

1.1.     Politikanın Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kısaca “Kanun” ve/veya “KVKK” olarak anılacakatır.) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup; işbu Kılıç Nakliyat Hafriyat Lojistik Antrepoculuk Petrol Ve Metal Sanayi Ticaret Limited Şirketi Çalışanların/Aday Çalışanların/Stajyerlerin Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası (Kısaca “Politika” ve/veya “Çalışan Politikası” olarak anılacaktır.), Kılıç Nakliyat Hafriyat Lojistik Antrepoculuk Petrol Ve Metal Sanayi Ticaret Limited Şirketi (Kısaca “Şirket” olarak anılacaktır.) Kanun’ a uyumluluğunun sağlanması ve Şirket çalışanlarının kişisel verileri işlenirken, kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak prensiplerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

 

Kişisel Verilerinin İşlenmesi ve Korunması Politikası, kişisel verilerin işleme şartlarını belirlemekte ve çalışan kişisel verilerinin işlenmesinde Şirket tarafından benimsenen ana ilkeleri ortaya koymaktadır. Bu çerçevede, Şirket tarafından Kanun kapsamındaki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerini, Şirket’ in kişisel verilerini işlediği tüm çalışanları/aday çalışanları/stajyerleri ve işlediği tüm kişisel verileri kapsamaktadır.

 

İşbu politikada kullanılan terimlere ilişkin tanımlar EK-1’ de bulunmaktadır.

 

1.2.     Yürürlük ve Değişiklik

Bu Politika, https://www.kilicgrup.com.tr/ adresinde yayımlanarak ilgililerin bilgisine sunulmuştur. Şirket’ in yasal düzenlemelere uygun bir şekilde Politika’ da değişiklik yapma haklı saklıdır. Kanun ile Çalışan Politikası’ nın hükümlerinin çelişmesi halinde yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

2.          POLİTİKANIN KAPSAMINDAKİ VERİ SAHİPLERİ, VERİ İŞLEME AMAÇLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

2.1.     Politikanın Kapsamına Giren Veri Sahipleri

Politika kapsamında bulunan veri sahipleri, Şirket tarafından kişisel verileri işlenmekte olan tüm Şirket çalışanları/aday çalışanları/stajyerleridir.

2.2.     Kişisel Veri İşleme Amaçları

2.2.1. Çalışanların/Aday Çalışanların/Stajyerlerin Kişisel Verilerinin İşlenmelerine İlişkin Genel Amaçlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz, kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenebilmektedir:

 

ANA AMAÇLAR

ALT AMAÇLAR

Şirket tarafından sunulan hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi

 

 

1.     Talep ve Şikayetlerin Takibi

2.     Sözleşme Süreçlerinin ve Hukuki Taleplerin Takibi

 

 

Şirketin ve Şirketle iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin edilmesi

1.     Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

2.     İş Sağlığı ve Güvenliği Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

3.     Verilerin Doğru ve Güncel Olmasının Sağlanması

4.     Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi

5.     Şirket, Yerleşke ve Tesislerinin Güvenliğinin Temini

6.     Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

7.     Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

8.     Şirket Demirbaşlarının ve Kaynaklarının Güvenliğinin Temini

9.     Hukuk İşlerinin Takibi

10.  Şirket Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

 

Şirketin insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi

1.     Çalışanlar için İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

2.     Çalışanların/ Aday Çalışanların/ Stajyerlerin

3.     İş Faaliyetlerinin Takibi ve Denetimi

4.     İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

5.     Şirket İçi Atama-Terfi ve İşten Ayrılma Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

6.     Çalışanların/ Aday Çalışanların/ Stajyerlerin Bilgiye Erişim Yetkilerinin Planlanması ve İcrası

7.     Çalişanlara/Aday Çalişanlara/ Stajyerlere Yönelik Kurumsal İletişim ve Çalışanların Katılım Sağladığı Kurumsal Sosyal Sorumluluk ve Sivil Toplum Kuruluşları Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

8.     Yetenek- Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

9.     Performans Değerlendirme Süreçlerinin Planlanması ve Takibi

10.  Çalışanlar/aday çalışanlar/stajyerler İçin Yan Haklar ve Menfaatlerin Planlanması ve İcrası

11.  Çalışan Çıkış İşlemlerinin Planlanması ve İcrası

12.  Çalışanların Şirket Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerinin Alınması ve Değerlendirilmesi Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

13.  Ücret Yönetimi

14.  Çalışanın/Aday Çalışanın/Stajyerin Memnuniyetinin ve Bağlılığı Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

 

Şirket tarafından yürütülen faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi

1.     İş Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

2.     Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

3.     Finans ve Muhasebe İşlerinin Takibi

4.     İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

5.     Etkinlik Yönetimi

6.     Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası

7.     Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi

8.     Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası 

9.     Araştırma ve Geliştirme Faaliyetlerinin Planlanması, Desteklenmesi ve İcrası

Şirketin operasyonel, ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası

1.     Şirket Dışı Eğitim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

2.     İş Ortakları ve Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi

3.     Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası 

4.     Uzaktan Eğitim Merkezi Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

Şirket tarafından program ve hizmetlerinin ilgili kişilerin beğenisine sunulması, önerilmesi ve tanıtılması için gerekli olan aktivitelerin planlanması ve icrası

1.     Şirket Program ve Hizmetlerinin Planlanması ve İcrası Şirket’a Bağlılık Oluşturulması ve Arttırılması Süreçlerinin Planlanması ve İcrası

2.     Şirket Memnuniyet Aktivitelerinin Planlanması ve İcrası

3.     Şirket Program ve Hizmetlerinin Pazarlama Süreçlerinin Planlanması ve İcrası 

 

2.2.2. Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yürütülen Faaliyetler

Şirket’ in çalışanları ile kurmuş olduğu iş ilişkisi çerçevesinde gerçekleştirmekte olduğu kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili aşağıda bilgi verilmektedir.

  • İletişim, e-posta ve internet trafiğinin takibi faaliyetleri çerçevesinde telefon konuşmalarına ilişkin veriler (görüşme içeriği değil, sadece hangi numara ile ne kadar sure konuşulduğu), e-posta içerikleri ve gönderilme tarihi gibi tüm veriler ve Şirket tesis ve yerleşkelerinde sağlanan internet erişimine ilişkin 5651 sayılı Kanun (İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi Ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkındaki Kanun) nedeniyle tüm internet trafiği bilgileri Şirket tarafından takip edilebilmekte ve gerektiğinde işlenebilmektedir. Şirket tarafından çalışanlara tahsis edilmiş, iletişim, e-posta ve internet hizmetlerinin iş dışında özel amaçlarla kullanılması yasaktır.
  • Disiplin ve usulsüzlüklerle mücadele faaliyetleri çerçevesinde çalışanlara ilişkin kişisel veriler işlenebilmektedir. Usulsüz işlemlerin ortaya çıkarılabilmesi için başlatılan disiplin soruşturmaları ile çeşitli çalışan kişisel verileri işlenebileceği gibi, Şirket içerisinden ya da dışarısında elde edilebilecek tüm veriler ile ilgili, karşılaştırma gibi her türlü veri işleme faaliyeti yürütülebilecektir.
  • Güvenlik kameraları ile Şirket yerleşkesinin bazı bölümleri izlenebilmekte ve görüntüler işbu Çalışan Politikası’nda belirtilen amaçlarla işlenebilmektedir.
  • Şirket tarafından tahsis edilen bilgisayarların takibi yapılabilmekte ve elektronik cihazlar içerisindeki kişisel verileriniz işlenebilmektedir. Söz konusu elektronik cihazların iş dışında özel amaçlarla kullanılması ve bu cihazların içerisinde iş dışında özel kişisel verilerin saklanması yasaktır.
  • Çalışanların yan hak ve menfaatlerinin planlanması amacıyla kişisel verilerinin işlenmesi, örneğin çalışana sağlık sigortası yapılması için söz konusu olabilir. Yan hak ve menfaatlerin tesisine planlanması kapsamında üçüncü kişilere veri aktarılması söz konusu olur ise amaçla sınırlı aktarıma özen gösterilir. Aktarılan verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, Şirket tarafından ilave tedbirler alınır.
  • Çalışanların sağlık verileri, mümkün olan en dar kapsamda işlenmeye çalışılmaktadır. Kural olarak sağlık verilerine erişim sadece gerekli olması durumunda bu konuda yetkilendirilmiş çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilecektir. Sağlık verilerinin işlenmesi gereken durumlarda, bu işlemeyi gerçekleştirmek amacıyla yetkilendirilen kişilerin, bu verilerin hassasiyetini anlamasına ve gerekli önemleri alabilmesine yönelik bilgilendirmeler yapılır.
  • Şirket araçlarının idari Yönetimi, takibi ve kontrolü, Şirket yetkilileri tarafından kullanılan araçlar güvenlik amacıyla ve trafik kurallarına uyulmasını temin ve takip etmek amacıyla Şirket tarafından mesai saatleri içerisinde takip edilmektedir.

2.3.     Kişisel Veri Kategorileri

Şirket tarafından yürütülen çalışan kişisel verisi işleme faaliyetleri kapsamında; Kanun’ un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir ve/veya birkaçına dayalı aşağıda kategorize edilmiş kişisel verileri işlemektedir.

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU

AÇIKLAMA

Kimlik Bilgisi

Ehliyet, nüfus cüzdanı, ikametgâh, pasaport, avukatlık kimliği, evlilik cüzdanı gibi dokümanlarda yer alan kişinin kimliğine dair tüm bilgiler

İletişim Bilgisi

Telefon numarası, adres, e-mail gibi veri sahibiyle iletişim kurulmasına yönelik bilgiler

Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi

Sunduğumuz ürün ve hizmetlerle ilgili veya Şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla işlenen kişisel veri sahibinin aile bireyleri ve yakınları hakkındaki bilgiler

Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kamera kayıtları, parmak izi kayıtları gibi kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler

İşlem Güvenliği Bilgisi

Ticari faaliyetlerimizi yürütürken teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğimizi sağlamamız için işlenen kişisel verileriniz

Finansal Bilgi

Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler

Özlük Bilgisi

Şirketimizin kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler

Çalışan İşlem Bilgisi

Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin işle ilgili gerçekleştirdiği her türlü işleme ilişkin işlenen kişisel veriler

Çalışan Performans ve Kariyer Gelişim Bilgisi

Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin performanslarının ölçülmesi ile kariyer gelişimlerinin Şirketumizin insan kaynakları politikası kapsamında planlanması ve yürütülmesi amacıyla işlenen kişisel veriler

Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi

Çalışanlarımızın veya Şirketimizle çalışma ilişkisi içerisinde olan diğer gerçek kişilere sunduğumuz ve sunacağımız yan-haklar ve menfaatlerin planlanması, bunlara hak kazanımla ilgili objektif kriterlerin belirlenmesi ve bunlara hak edişlerin takibi işin işlenen kişisel veriler

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi

Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler

Denetim ve Teftiş Bilgisi

Şirketimizin kanuni yükümlülükleri ve Şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler

Özel Nitelikli Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi

Şirketimize yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

İtibar Yönetimi Bilgisi

Şirketimizin ticari itibarını korumak maksatlı toplanan bilgiler ve buna ilişkin oluşturulan değerlendirme raporları ile alınan aksiyonlarla ilgili bilgiler

Olay Yönetimi Bilgisi

Şirketimizin ticari hak ve menfaatleri ile öğrencilerimizin hak ve menfaatlerini korumak maksatlı gelişen olaylara karşı gerekli hukuki, teknik ve idari tedbirlerin alınmasına yönelik olarak işlenen kişisel veriler

 

3.          KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER VE ŞARTLAR

3.1.     Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin İlkeler

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’ un 4. maddesinde yer alan kişisel veri işleme ilkelerine uygun olarak işlenmektedir. Bu ilkelere her bir kişisel veri işleme faaliyeti açısından uyulması zorunludur:

  • Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmesi; Şirket, kişisel verilerinizin işlenmesinde kanunlara, ikincil düzenlemelere ve hukukun genel ilkelerine uygun olarak hareket eder; kişisel verileri işlenme amacı ile sınırlı olarak işlemeye ve veri sahiplerinin makul beklentilerini dikkate almaya önem verir.
  • Kişisel verilerin doğru ve güncel olması; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerinizin güncel olup olmadığına, buna ilişkin kontrollerin yapılmasına dikkat edilir. Veri sahiplerine bu kapsamda doğru ve güncel olmayan verilerinin düzeltilmesini veya silinmesini isteme hakkı tanınır.
  • Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi; Şirket, her bir kişisel veri işleme faaliyetinden önce veri işleme amaçlarını tespit eder ve bu amaçların hukuka aykırı olmamasına dikkat eder.
  • Kişisel verilerin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması; Şirket tarafından veri işleme faaliyeti toplama amacını gerçekleştirme için gerekli olan kişisel verilerle sınırlandırılmakta ve bu amaçla ilişkili olmayan kişisel verilerin işlenmemesi için gerekli adımlar atılmaktadır.
  • Kişisel verilerin mevzuatın ya da işleme amaçlarının gerektirdiği süre kadar saklanması; Şirket tarafından kişisel veri işleme amacının ortadan kalkmasından sonra ya da mevzuatta öngörülen sürenin dolması ile birlikte kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonimleştirilmektedir.

3.2.     Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Şirket tarafından kişisel verileriniz, Kanun’ un 5. maddesinde yer alan kişisel veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde işlenmektedir. Söz konusu şartlara ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır:

  • Kişisel veri sahibinin açık rızasının olması diğer veri işleme şartlarının var olmadığı durumlarda, 3.1. başlık altında yer verilen genel ilkelere uygun olarak, Şirket tarafıdan veri sahibinin kişisel verileri, veri sahibinin özgür iradesi ile kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak şekilde ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde işlenebilmektedir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlarda açıkça öngörülmesi halinde Şirket tarafından kişisel veriler, veri sahibinin açık rızası olmadan işlenebilecektir. Bu durumda Şirket, ilgili hukuki düzenleme çerçevesinde kişisel verileri işleyecektir.
  • Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibinin açık rızasının elde edilememesi ve kişisel veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket tarafından rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan veri sahibine ait kişisel veriler, veri sahibinin veya üçüncü bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak adına kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda işlenecektir.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması durumunda, veri sahibi ile Şirket arasında kurulan veya halihazırda imzalanmış olan sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilecektir.
  • Veri sorumlusu hukuki yükümlülüğünü yerine getirme için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülmesinin zorunlu olması durumunda Şirket, yürürlükteki mevzuat kapsamında öngörülen hukuki yükümlülüklerini yerine getirme amacıyla kişisel verileri işlemektedir.
  • Veri sahibinin kişisel verilerini alenileştirmiş olması, veri sahibi tarafından herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış, alenileştirilme sonucu herkesin bilgisine açılmış olan kişisel veriler alenileştirme amacı ile sınırlı olarak Şirket tarafından veri sahiplerinin açık rızası olmasa da işlenebilecektir.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, Şirket zorunluluk kapsamında veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın veri sahibinin kişisel verilerini işleyebilecektir.
  • Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması halinde, Şirket ile veri sahibinin menfaat dengesinin gözetilmesi şartıyla Şirket tarafından kişisel veriler işlenebilecektir. Bu kapsamda, meşru menfaate dayanarak verilerin işlenmesinde Şirket öncelikle işleme faaliyeti sonucunda elde edeceği meşru menfaati belirler. Kişisel verilerin işlenmesinin veri sahibinin hak ve özgürlükleri üzerindeki olası etkisini değerlendirir ve dengenin bozulmadığı kanaatindeyse işleme faaliyetini gerçekleştirir.

3.3.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Şartlar

Kanun’ un 6. maddesinde özel nitelikli kişisel veriler, sınırlı sayıda olacak şekilde belirtilmiştir. Bunlar; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.

Şirket, özel nitelikli kişisel verileri Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen ilave tedbirlerin alınmasını sağlayarak aşağıdaki durumlarda işleyebilmektedir:

  • Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin açık rıza vermesi halinde veya kanunlarda açıkça öngörülmesi durumunda işlenebilmektedir.
  • Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili Şirket ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilmektedir.

4.      KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket, Kanun’ un 8. ve 9. maddelerinde sıralanan ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenmiş olan ilave düzenlemelere uygun olarak; kişisel verilerin aktarılması şartlarının bulunması durumunda kişisel verileri yurtiçinde veya yurtdışına aktarabilmektedir.

  • Kişisel verilerin yurtiçinde üçüncü kişilere aktarımı, Kanun’ un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Politika’nın 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla kişisel verileriniz Şirket tarafından aktarılabilmektedir.
  • Kişisel verilerin yurtdışında üçüncü kişilere aktarımı, kişinin açık rızası olmadığı hallerde, Kanun’ un 5. ve 6. maddesinde yer alan ve işbu Çalışan Politikasının 3. Başlığı altında açıklanmış olan veri işleme şartlarından en az birinin varlığı halinde ve veri işleme şartlarına ilişkin temel ilkelere uymak şartıyla Şirket tarafından kişisel verileriniz yurtdışına aktarılabilmektedir.

Aktarımın yapılacağı ülkenin Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilecek güvenli ülkelerden olmaması halinde, Şirket ve ilgili ülkedeki veri sorumlusunun yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt etmesi üzerine, Kişisel Verileri Kurul’ un bu işleme izin vermesi ile Kanun’ un 5. ve 6. maddesinde yer alan veri işleme şartlarından (bakınız Politika 3. Başlık) en az birinin varlığı halinde kişisel veriler yurtdışında üçüncü taraflara aktarılabilmektedir. Kanun’ un genel ilkeleri ile 8. ve 9. maddelerinde yer alan veri işleme şartları dahilinde Şirket, aşağıdaki tabloda kategorizasyonu yapılmış taraflara veri aktarımı gerçekleştirebilmektedir:

PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİZASYONU

KAPSAM

AKTARIM AMACI

İş Ortağı

Şirket’ in ticari faaliyetlerini yürütürken iş ortaklığı kurduğu taraflar

İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak kişisel verilerin paylaşımı

Tedarikçi

Şirket’ den aldığı talimatlar doğrultusunda ve Şirket ile arasındaki sözleşmeye dayanarak Şirket’ in ticari faaliyetlerini sürdürmesine yönelik hizmet sunan taraflar

Tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin edilen hizmetlerin alınması ile sınırlı olarak aktarım

Kanunen Yetkili Kamu Kurumu

Hukuken Şirket’ den bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları

İlgili kamu kurumu ve kuruluşlarının bilgi talep etme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri paylaşımı

Kanunen Yetkili Özel Şirket

Hukuken Şirket’ ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri

İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak verilerin paylaşımı

 

 

5.     ÇALIŞANLARIN AYDINLATILMASI VE HAKLARI

Kanun’ un 10. maddesine göre kişisel verilerin işlenmesinden önce veya en geç kişisel verilerin işlenmesi anında, veri sahiplerinin kişisel veri işlenmesine ilişkin aydınlatılmaları gerekmektedir.  İlgili madde gereğince gereğince veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından kişisel veri işleme faaliyetinin yürütüldüğü her durumda veri sahiplerinin aydınlatılmasını sağlamak üzere Şirket içi gerekli yapı oluşturulmuştur. Bu kapsamda;

  • Kişisel verilerinizin işlenme amacı için lütfen Çalışan Politikası’ nın 2.2. bölümünü inceleyiniz.
  • Kişisel verilerinizin aktarıldığı taraflar ve aktarım amacı için lütfen Çalışan Politikası’ nın 4. Bölümünü inceleyiniz.
  • Fiziki veya elektronik ortamlarda farklı kanallarla toplanabilen kişisel verilerinizi işlenmesine ilişkin hukuki sebepleri incelemek için lütfen Politikanın 3.2 ve 3.3. bölümüne bakınız.
  • Veri sahibi olarak Kanun’ un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:
  • Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

 

  • Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

 

  • Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 

  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

 

  • Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 

  • Kanun’a ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 

  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,

 

  • Kişisel verilerinizin Kanun’ a aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

Yukarıda sıralanan haklarınıza yönelik başvurularınızı, https://www.kilicgrup.com.tr/  adresinden ulaşabileceğiniz Şirket Veri Sahibi Başvuru Formu’ nu doldurarak Şirketimize iletebilirsiniz. Talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde başvurularınız ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

Şirket, başvuruların değerlendirilmesi sırasında öncelikle talepte bulunan kişinin gerçek hak sahibi olup olmadığını tespit etmektedir. Bununla birlikte Şirket gerek gördüğü durumlarda talebin daha iyi anlaşılabilmesi için detaylı ve ek bilgi isteyebilmektedir.

Şirket tarafından veri sahibi başvurularına yanıtlar, yazılı olarak veya elektronik ortamda veri sahiplerine bildirilmektedir. Başvurunun reddedilmesi halinde ret nedenleri gerekçeli olarak veri sahibine açıklanacaktır.

 

6.     ÇALIŞAN KİŞİSEL VERİLERİNİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

 

Kanun’ un 7. maddesine göre mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde çalışanlara ait kişisel verileri resen veya çalışanın talebi üzerine Şirket, Şirket tarafından yayımlanan rehberlere uygun olarak siler, yok eder veya anonim hâle getirir.

7.     KANUN KAPSAMI VE UYGULANMASINA İLİŞKİN KISITLAMALAR

Kanun’ un 28. maddesi gereğince, aşağıda belirtilen durumlar Kanun kapsamında dışındadır:

  • Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Kanun’ un 28. maddesi gereğine; aşağıda sayılan durumlarda Şirket tarafından çalışanlarına aydınlatma yapılması gerekmemektedir ve çalışanlar, zararlarının giderilmesine ilişkin hakları hariç olmak üzere, Kanunda belirtilen haklarını kullanamayacaklardır:

  • Kişisel veri islemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

 

 

8.     EK-1: TANIMLAR

TANIM

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme

Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan

Şirket çalışanı olan gerçek kişiler.

Çalışan Adayı

Şirket çalışanı olmayan ancak çeşitli yöntemlerle Şirket çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler

Kişisel Sağlık Verisi

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Veri Sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kanun

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.

Politika

Şirket Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

Şirket /Şirket

Şirket

İş Ortakları

Şirket’nin ticari faaliyetleri çerçevesinde sözleşmesel ilişkiler kapsamında ortaklık kurduğu kişiler.

Veri Sahibi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişidir.

 

 

 

 

 

 

9.     EK – 2 VERSİYON TAKİP TABLOSU

VERSİYON TAKİP TABLOSU

Versiyon No.

Güncellenme Tarihi

Değişiklik Açıklaması